Moby
Colenbranderstraat 10
6813 KW Arnhem
Contact
info@yourmoby.nl
Reiskosten software opties vergelijken
Reiskosten zijn kosten die je maakt tijdens woon-werk of werk-werk verkeer. Deze kosten kunnen worden vergoed door een werkgever of opdrachtgever. Maar om een vergoeding aan te vragen, moeten de gereisde kilometers heel nauwkeurig worden genoteerd.
Daarom hebben wij een aantal van de beste systemen vergeleken die jou kunnen helpen bij het bijhouden en declareren van de reiskosten. Ontdek welke software beste bij jouw bedrijf past!
Wat zijn reiskosten?
Reiskosten zijn alle kosten die je maakt tijdens het reizen van en naar werk, of tijdens werk. In Nederland is de maximale onbelaste reiskostenvergoeding momenteel €0,21 per kilometer die er gereisd is. Dit kan met de auto zijn, maar ook reizen met het OV of zelfs de fiets kunnen vergoed worden. Hiervoor is het wel vereist dat de gereden kilometers nauwkeurig worden bijgehouden en bijvoorbeeld in de vorm van declaraties worden ingediend, anders kunnen de reiskosten niet vergoed worden.
Waar moet je op letten bij het kiezen van de juiste reiskosten software?
Omdat het nauwkeurig bijhouden van de gereden kilometers zo belangrijk is, zijn er een groot aantal aanbieders van software die ondersteuning bieden bij het registreren kilometers en reiskosten. Vaak kunnen ze deze vervolgens automatisch declareren. Er zijn verschillende factoren waar je als bedrijf rekening mee moet houden bij het kiezen van de juiste software voor reiskostenvergoedingen:
- Allereerst moet je onderzoeken of de software past bij jouw bedrijfsgrootte en manier van werken. Zo zijn er bijvoorbeeld systemen die heel goed passen bij zzp’ers, maar niet erg geschikt zijn voor bedrijven met heel veel medewerkers. Past de software niet bij jouw bedrijfsvorm, kijk dan verder.
- Vervolgens is het belangrijk dat een software reiskosten van verschillende vormen van mobiliteit kan verwerken, als daar in jouw bedrijf sprake van is. Tegenwoordig gaan er namelijk steeds meer mensen met het openbaar vervoer, waardoor de software ook dit moet kunnen berekenen.
- Hoe is de integratie met andere systemen? Als bedrijf zul je ongetwijfeld al gebruik maken van andere systemen zoals een HR of financieel systeem. Kan de software met deze systemen samenwerken of wil je helemaal overstappen naar één systeem dat alle functionaliteiten biedt?
- Een andere belangrijke factor is de toegankelijkheid en gebruiksvriendelijkheid. Sommige systemen bieden namelijk een app aan waardoor zowel werknemers als werkgevers inzicht hebben in de gereden kilometers. Ook kan dit declaraties een stuk makkelijker maken.
- Daarnaast speelt ook hierbij privacy een belangrijke rol, zeker bij grotere bedrijven waar veel mensen met dezelfde software werken. Check dus altijd: hoe worden gegevens van werknemers beschermd en welke maatregelen zijn er getroffen om deze gegevens te beschermen?
- Tenslotte moet je natuurlijk naar de kosten kijken. Let hierbij ook op extra kosten per werknemer die je nu of wellicht in de toekomst wilt toevoegen.
Hieronder hebben wij de beste reiskosten softwareaanbieders vergeleken aan de hand van de bovenstaande factoren. Lees verder om te vinden welke software het beste bij jou of jouw bedrijf past.
Onze 4 favorieten
Bekijk testresultaten
Testresultaten
Exact biedt niet alleen de mogelijkheid om kilometers bij te houden, maar is een compleet boekhoudpakket. Met Exact SRXP, het pakket van Exact, krijg je als werkgever direct inzicht in declaraties van medewerkers. Bonnetjes kunnen gescand worden en vervolgens in de software worden gedeclareerd. Zo kun je ook bijvoorbeeld tankbonnen laten declareren bij opdrachtgevers.
Exact SRXP werkt samen met Google Maps. De software houdt daardoor automatisch bij hoeveel kilometer er wordt gereden, zonder een GPS in te hoeven bouwen in de auto. Met Exact kunnen reiskosten dus gemakkelijk worden berekend en vervolgens snel en foutloos worden gedeclareerd.
Bekijk testresultaten
Testresultaten
De volgende software voor reiskosten management die we testten is van Whitevision. Dit bedrijf is gespecialiseerd in het snel en foutloos verwerken van declaraties, en zo ook declaraties voor reiskosten. Whitevision maakt gebruik van een OCR-software met tekstherkenning. Hierdoor kan de software declaraties lezen en deze meteen verwerken.
Wanneer een medewerker een reiskostenvergoeding aanvraagt, kan de OCR-software deze aanvraag lezen doordat het gegevens herkent. Zo komt het juiste bedrag terecht bij de medewerker die de declaratie indiende. Vervolgens kun je gebruik maken van de Whitevision workflow-software die het controleren van de declaratie soepel laat verlopen. Zo doe je dus geen makkelijk en repetitief werk meer.
Bekijk testresultaten
Testresultaten
Bij Employes kunnen werknemers gemaakte kosten heel gemakkelijk indienen. Dit is dus uitermate geschikt voor bedrijven met mensen in loondienst, maar minder voor zzp’ers. Via de app of het online portaal kunnen medewerkers gereden ritten declareren om zo reiskosten terug te krijgen. Ook kunnen werknemers hier declaraties van bonnetjes invoeren.
Als de declaraties worden goedgekeurd door de werkgever, worden de gedeclareerde bedragen automatisch in de loonstrook van de medewerker verwerkt. Declareren gaat dus heel makkelijk en snel via Employes.
Bekijk testresultaten
Testresultaten
De laatste software in deze lijst is die van HoorayHR. HoorayHR heeft een gemakkelijke declaratieapp waarin bonnetjes kunnen worden gedeclareerd. Zo ook die voor gemaakte reiskosten. De app geeft vervolgens een duidelijk overzicht voor ondernemers om onder andere het rijgedrag van hun werknemers in te zien.
Het werkt heel simpel: werknemers voeren het vertrekpunt en de eindbestemming in en de app berekent automatisch wat de reiskosten van deze reis zijn. Door de ritregistratie in het systeem kunnen de reiskosten makkelijk vergoed worden zonder gebruik te hoeven maken van een andere software. De app van HoorayHR kan daarnaast ook nog voor andere zaken als het versturen van facturen gebruikt worden.
Bekijk testresultaten
Testresultaten
Een andere aanbieder van een systeem dat je helpt in reiskosten bijhouden en vergoeden, is Reisbalans. Reisbalans is gespecialiseerd in allerlei zaken die te maken hebben met zakelijk rijden en zo ook met reiskostenvergoeding. Via de Reisbalans app kunnen werknemers heel makkelijk hun gemaakte reizen opgeven. Deze worden vervolgens automatisch uitbetaald doordat ze in het systeem worden gezet.
Wat reiskostenvergoeding regelen via Reisbalans uniek maakt, is het mobiliteitsbudget dat ze bieden. Tegenwoordig werken veel mensen namelijk regelmatig thuis. Het woon-werkverkeer wordt hierdoor onregelmatiger. Met het mobiliteitsbudget zorgt Reisbalans ervoor dat iedereen precies krijgt uitgekeerd wat ze vergoed moeten krijgen. Met dit mobiliteitsbudget kun je ook verschillende vergoedingen bij verschillende vormen van mobiliteit geven. Zo kun je werknemers stimuleren om met de trein of fiets te komen in plaats van met de auto.
Bekijk testresultaten
Testresultaten
Ook Freddi biedt een systeem waarmee reiskosten eenvoudig berekend en verwerkt kunnen worden. Werknemers kunnen de gratis Freddi-app downloaden waarin ze hun ritten kunnen noteren, maar ook welke dagen ze thuis werken. Vervolgens wordt dit automatisch doorgegeven aan het werkgeversportaal.
Hier komen alle gegevens overzichtelijk samen. Data uit het werkgeversportaal kan gemakkelijk worden gedownload, maar je kunt ook aanzetten dat salarisadministratie ook in dit portaal wordt geregeld. Zo kan het meteen verwerkt worden. Geef je ook een thuiswerkvergoeding? Geen probleem, ook dit kan via Freddi geregeld worden.
Meer weten?
Sommige van de bovenstaande reiskosten softwaresystemen hebben een ingebouwde ritregistratie, maar sommige ook niet. We hebben de beste systemen voor ritregistratie ook vergeleken. Benieuwd welke hiervan de beste is? Of wil je juist meer weten of de mobiliteit van tegenwoordig? Door stijgende prijzen van het OV en brandstof verschuift de mobiliteit namelijk steeds meer naar elektrische auto’s, deelauto’s en zelfs fietsen.