Steeds meer bedrijven buigen zich over het mobiliteitsbudget en dat is niet zonder reden. Een mobiliteitsbudget biedt namelijk een combinatie van comfort voor werknemers, respect voor het milieu en de flexibiliteit die veel bedrijven wensen.

Door Covid-19 is het werken op afstand toegenomen en daarmee een groter onderdeel geworden van de huidige manier van werken. Dit heeft er toe geleid dat bedrijven nadenken over de toekomst en zich realiseren dat ze hun werknemers flexibiliteit moeten bieden. Misschien wel door middel van een mobiliteitsbudget. We duiken in het onderwerp ‘het mobiliteitsbudget’, en wat het jou te bieden heeft.

Wat is een mobiliteitsbudget?

De meeste werknemers reizen voor hun werk. Je kunt hierbij denken aan woon-werkverkeer, bijvoorbeeld van huis naar kantoor, maar ook aan andere zakelijke reizen zoals naar klanten of voor een opleiding. Als werkgever kun je de kosten van deze reizen vergoeden, maar heb je al eens gedacht aan het inzetten van een mobiliteitsbudget, waarmee men bijvoorbeeld een auto kan huren, met het ov kan gaan of deelscooters kan gebruiken.

Het mobiliteitsbudget is een voordeelregeling voor werknemers, waarbij zij op kosten van het bedrijf gebruik kunnen maken van een maandelijkse vergoeding voor verschillende vervoerswijzen, voor privé-doeleinden of woon-werkverkeer. Met zo’n budget ga je van het aanbieden van één vervoerswijze aan een vooraf bepaalde groep werknemers, naar het aanbieden van vele vervoerswijzen aan een groter aantal mensen, die allemaal andere behoeften en een ander gebruikspatroon zullen hebben.

Er zijn verschillende aanbieders die mobiliteitsbudgetten aanbieden in combinatie met een veelzijdig aanbod van verschillende vervoersmogelijkheden. Naast advies op maat zorgen zij ook voor de implementatie binnen het hele bedrijf. Maar voordat het budget geïmplementeerd kan worden moet er eerst onderzoek gedaan worden naar de behoeften van het bedrijf en haar werknemers.

Deze reflectie kan worden samengevat als het snappen van de zakelijke behoeften en het begrijpen van de mobiliteitsbehoeften. Het bestaat in elk geval twee facetten, een praktische en een cultuurgerelateerde. Aan de praktische kant: waar zijn de locaties waar naartoe gereisd wordt en wat wordt er van de werknemers verwacht?

Een mobiliteitsbudget kan een goede uitkomst bieden voor zowel werkgevers en -nemers.

• Werknemers willen meer dan alleen hun salaris en een retourtje met de trein van en naar het werk. Ze willen meerdere mogelijkheden die hen voorzien in hun mobiliteitsbehoeften op een plek zoals een app.
• Werknemers willen daarentegen op een eenvoudige en efficiënte manier verscheidene vervoersmogelijkheden bieden waarbij makkelijk de ritten, uren en kilometers kunnen worden gedeclareerd. Met het oog op het milieu en het aantrekken van talent zonder administratieve rompslomp.

Hoe werkt mobiliteitsbudget?

Nadat er onderzoek is gedaan wordt duidelijk welke afstanden er worden afgelegd, welke type vervoer de voorkeur heeft en vanuit waar gereisd wordt. Uit alle bevinden wordt een conclusie getrokken die zich omzet in het mobiliteitsbudget. Werknemers krijgen toegang tot een app en mobiliteitskaart waarmee zij hun persoonsgebonden budget kunnen gebruiken voor de voor hen toegewezen mobiliteitsopties. Werkgevers en HR hebben op hun beurt weer toegang tot een platform waarop alle kilometers en declaraties worden bijgehouden en kunnen worden vergeleken.

Hoogte mobiliteitsbudget

De hoogte van het mobiliteitsbudget wordt vastgesteld door de werkgever. Een aanbieder van het budget kan hierbij helpen door een berekening te maken van de huidige kosten en deze te verdelen onder de mobiliteitsbehoeften van het bedrijf en haar werknemers. Meestal wordt er gekeken naar de huidige totale auto kosten en wordt er een vast maandelijks budget ingesteld met de mogelijkheid om een deel variabel aan te bieden.

Een mobiliteitsbudget zou een stimulans zijn om bedrijfsauto’s te laten staan, vooral in dichtbevolkte stedelijke gebieden, terwijl het vervelende zoeken naar een parkeerplaats tot het verleden behoord. Ook vanuit fiscaal oogpunt is een mobiliteitsbudget aantrekkelijk. Werknemers die de auto van de zaak gebruiken voor privé-uitstapjes zijn belastingplichtig. Een mobiliteitsbudget is dat ook, al spelen de aard en de omvang van het budget hierbij een rol. Veel bedrijven betalen belasting over mobiliteitsvoordelen onder “verstrekkingen” en zouden dus profiteren van belastingvoordelen.

Veel van de huidige leveranciers zijn al actief geworden op het gebied van nieuwe mobiliteit waar het budget een onderdeel van is. Zij kunnen alle aspecten van het systeem afhandelen en beschikken ook over een mobiliteitskaart die werknemers voor verschillende vervoerswijzen kunnen gebruiken, afhankelijk van de locatie en de individuele overeenkomsten die de leverancier met vervoersbedrijven heeft. Aan het eind van de maand ontvang je één enkele, gedetailleerde factuur, waardoor de administratie ervan gemakkelijk af te handelen is.