Moby
Colenbranderstraat 10
6813 KW Arnhem
Contact
info@yourmoby.nl
Hybride werken regel je goed met een thuiswerkvergoeding
Een dynamische samenleving met veranderende gewoontes, creëert nieuwe behoeftes bij werknemers. Lees hier alles over de thuiswerkvergoeding in 2023 en wat het voor jouw onderneming gaat betekenen in 2024.
De thuiswerkvergoeding, wat is dat?
In de afgelopen vijf jaar is er veel veranderd. De prijzen schieten aan alle kanten de spuigaten uit en veel werkgevers en werknemers zijn permanent overgestapt op een hybride werk systeem: deels op kantoor en deels vanuit huis. Tegelijkertijd heeft dit de behoeftes van medewerkers veranderd. Ze werken op een andere manier en maken ander type kosten.
Daarom is er nu de thuiswerkvergoeding. Door thuis te werken groeien de kosten voor bijvoorbeeld energieverbruik, maar ook levensmiddelen zoals wc-papier, koffie en thee. Een thuiswerkvergoeding dekt deze kosten voor de dagen dat werknemers thuis werken, net zoals de reiskostenvergoeding dit doet voor de kosten die gemaakt worden om van en naar kantoor te komen.
Wat zijn de mogelijkheden rondom een thuiswerkvergoeding 2023?
Als werkgever is het belangrijk om te weten dat je niet verplicht bent je werknemers van een thuiswerkvergoeding te voorzien. Uiteraard wordt dit vaak wel op prijs gesteld of tegenwoordig zelfs steeds vaker verwacht. Tenzij het aangegeven staat in de cao, is dit dus een onderlinge afspraak om te maken tussen werkgever en -nemer.
Bij deze afspraken hoort ook de vormgeving van de vergoeding: vast of flexibel, de thuis/kantoor balans, hoe het samen gaat met een eventuele reiskostenvergoeding, etc.
Hoewel deze flexibiliteit omtrent de thuiswerkvergoeding ruimte biedt, komt er ook extra werk en administratie bij kijken. De afspraken moeten wellicht met elke werknemer apart gemaakt worden, wat de administratieve last vergroot. Daarbij komt wel het voordeel voor medewerkers om de controle over hun werkweek te behouden. Bovendien trek je op deze manier de voor- en nadelen van thuis en op kantoor werken financieel wat meer recht en draagt het bij aan succesvol hybride werken.
De voordelen van een thuiswerkvergoeding
Natuurlijk heeft een thuiswerkvergoeding 2023 niet alleen voordelen voor de werknemer, maar ook de werkgever. We zetten ze kort op een rij:
1. Het stimuleert hybride werken en flexibiliteit
Het combineert de voordelen van thuiswerken én werken op kantoor, terwijl het de flexibiliteit van werknemers verhoogt.
2. Het zorgt voor minder woon-werkverkeer en milieubewuster mobiliteitsgedrag
Wanneer het financieel aantrekkelijker is om thuis te werken, zullen meer mensen dit doen, waardoor het woon-werkverkeer zorgt afneemt. Dat zorgt voor een lagere CO₂-uitstoot.
3. Het bespaart kosten
Met een kleinere hoeveelheid werknemers (tegelijkertijd) aanwezig op kantoor kun je flink besparen op vaste kosten. Zo heb je minder kantoorruimte nodig en ontbreken er ook een hoop kosten voor lunchmaaltijden en kopjes koffie.
ONZE PARTNER
Van reiskosten- en thuiswerkvergoedingen tot de gehele zakelijke mobiliteit op één centrale plek regelen: Reisbalans biedt het.
Met handige inzichten voor zowel werkgevers als werknemers worden groenere en goedkopere keuzes nog makkelijker.
Wetgeving en regels voor thuiswerkvergoeding
Zoals je misschien wel verwacht komt er ook het een en het ander aan regels en wetgeving kijken bij de thuiswerkvergoeding. Het is belangrijk om te weten dat medewerkers wel zowel een reiskosten- als een thuiswerkvergoeding kunnen ontvangen, maar logischerwijs niet allebei op dezelfde dag. Een uitzondering hierop is wanneer een werknemer bijvoorbeeld een klantbezoek moet maken tijdens een thuiswerkdag. Zorg dus dat je dit goed afstemt en administratief op orde hebt.
Daarnaast is er ook een duidelijke grens voor wanneer deze vergoeding wel of niet belastbaar is, dus of er belasting over betaald moet worden. Op basis van de gemiddelde kosten van een dag thuiswerken is er een onbelast bedrag aan thuiswerkvergoeding 2023 bepaald: €2,15. Onderlinge afspraken over een hogere vergoeding zal dus wel belast worden.
Tenslotte zijn er ook extra regels omtrent een vaste thuiswerkvergoeding. Hierbij liggen de verdeling van de werkdagen en het bedrag van de vergoeding vast, waar een aantal eisen aan verbonden zitten. Hierover later meer. Afwijkingen van deze afspraken worden niet meer meegenomen in de vergoeding en limiteren vaak de flexibiliteit van de medewerker.
Thuiswerkvergoeding 2023
De onbelaste thuiswerkvergoeding is in 2023 dus vastgesteld op €2,15 per dag, wat een stuk meer is dan de €2,00 die het in 2022 was. Dit kun je onbelast vergoeden met een vaste vergoeding mits de werknemer minimaal 20% thuis werkt, aldus de 128-dagenregeling.
Wil je als werkgever meer vergoeden voor thuiswerkdagen, dan kun je de vrije ruimte in de werkkostenregeling (WKR) hiervoor gebruiken. Dit is ook belastingvrij en is in 2023 eenmalig vastgesteld op 3% (tot een loonsom van €400.000). Let daarbij wel op de gebruikelijkheidstoets.
Thuiswerkvergoeding 2024
In 2024 zal de maximale onbelaste vergoeding voor thuiswerken wederom stijgen, net als bij de kilometervergoeding het geval is. De hoogte hiervan is nog niet bekend. Voor de onbelaste kilometervergoeding is dit al wel bekend: daar is een kleine stijging van €0,21 naar €0,22 per kilometer bepaald. Verder zal de vrije ruimte in de WKR zal groeien van 1,7% naar 1,92% (tot een loonsom van €400.000).
Ga je nog bepalen wat de hoogte van jouw vergoeding voor thuiswerken in 2024 wordt? Volgens berekeningen van het Nibud zijn de werkelijke kosten van een dag thuis werken sinds de gestegen energiekosten €3,05. Dat kan een richtbedrag voor jouw thuiswerkvergoeding in 2024 zijn.
De laatste ontwikkelingen in de markt
Ontwikkelingen in thema’s als klimaat en energie hebben zo hun invloed op de gegeven (onbelaste) vergoedingen. Denk aan de urgentie van verduurzamen, juist ook in mobiliteit, waardoor thuiswerken wellicht interessanter wordt. Of neem de stijgende kosten voor levensonderhoud, waar werkgevers in mee willen bewegen.
Deze veranderingen hebben veranderingen teweeg gebracht in de hoogte van thuiswerk- en reiskostenvergoedingen. Zo zijn de (onbelaste) vergoedingen omhoog gegaan om de stijgende prijzen te compenseren en komen er nieuwe wetgevingen rondom CO₂-uitstoot. Ook komt er een verplichting voor bedrijven voor het leveren van CO₂-rapportages.
Hoe kan de vergoeding eruit zien?
Hoewel de exacte vorm van de thuiswerkvergoeding 2023 vooral ligt aan de afspraken die gemaakt worden tussen de werkgever en medewerker, zijn er wel twee concretere vormen te onderscheiden die de vergoeding aan kan nemen:
Een vaste vergoeding: Deze vorm hebben we eerder al genoemd bij regels en wetgevingen. Een vaste thuiswerkvergoeding houdt in dat de thuis/kantoor balans en de hoogte van de vergoeding vooraf zijn afgesproken en vastgelegd. De medewerkers houden de regie over hun werkweek, maar moeten daarbij zelf zorgen dat die balans behouden wordt.
Als je dit wilt combineren met een reiskostenvergoeding zitten er wel wat regels aan vast. Zo moet de werknemer minimaal 60% van de werkdagen per jaar naar kantoor reizen, om in aanmerking te komen voor de reiskostenvergoeding. Wordt er dan meer gereisd, dan worden de extra kosten niet vergoed.
Een flexibele vergoeding: Deze vergoeding is precies zoals de naam al aangeeft,flexibel. Dit houdt in dat de werkgever alleen betaalt voor de daadwerkelijk gemaakte thuiswerkkosten en/of reiskosten. Medewerkers hebben volledige controle over hun werkweek en hebben geen vaste thuis/kantoor balans om zich aan te houden (tenzij onderling afgesproken). Deze flexibele optie kan wel gezien worden als het meest stimulerend voor het hybride werken, maar brengt tevens meer administratieve last met zich mee. Denkend aan de vrije ruimte in de werkkostenregeling, waarin de vergoedingen niet belast zijn, zou deze vorm van thuiswerkvergoeding minder voordelig kunnen uitpakken voor werkgevers in het scenario dat werknemers meer naar kantoor komen.
Om organisaties hierin te ontlasten, zijn er diverse systemen met software waarin dit thema automatisch wordt meegenomen. Benieuwd?
Moby voor particulieren
Moby biedt niet alleen informatie over nieuwe mobiliteits aanbieders -en mogelijkheden, je kan via onze marktplaats ook op zoek naar een elektrische auto of fiets. Verder lees je over de actualiteiten op het gebied van nieuwe mobiliteit en gaan we dieper in op verschillende merken en aanbieders in de industrie.
Moby voor bedrijven
Woon-werkverkeer. Via nieuwe mobiliteitsoplossingen heb je het gemak van het vinden van een tankstation, het huren van een stadsfiets in combinatie met een taxi of het bieden van mobiliteitskaarten in je handpalm, via een app houdt je nu alle gemaakte kilometers bij, wordt er gemakkelijk gedeclareerd en zie je hoe er gebruik wordt gemaakt van de mobiliteitsbudgetten. Je leest hier alles over op onze website.
Moby voor overheden
Moby fungeert als schakel tussen de overheid, particulieren en bedrijven. We dragen ons steentje bij aan de klimaatdoelstellingen door elektrisch rijden in de spotlight te zetten.
Via onze website houden we onze lezers op de hoogte rondom alles wat betreft de wetten en regels voor particulieren en bedrijven rondom nieuwe mobiliteit. Verder bieden we nieuws over verschillende soorten brandstoffen en geven we vergelijkingen om te laten zien welke beter zijn.
Moby: ook iets voor jou?
Wil jij je nieuwe mobiliteitsoplossing aanbieden via Moby, heb je vragen of wil je met ons in gesprek?
Neem vandaag contact met ons op en we kijken graag wat we voor je kunnen betekenen.