Moby
Colenbranderstraat 10
6813 KW Arnhem
Contact
info@yourmoby.nl
Declaraties automatiseren: van reiskosten tot parkeren
Bij het reizen naar het werk of een klant maken werknemers kosten. Deze kosten voor bijvoorbeeld brandstof en parkeren kunnen vaak vergoed worden, soms door de werkgever zelf, maar soms ook door een klant.
Benieuwd hoe je dit overzichtelijk kunt (laten) declareren, bijhouden en uitbetalen? Wij zochten het uit.
Hoe zit het met declaraties voor zakelijk verkeer?
Reiskosten zijn kosten die een werknemer of ondernemer maakt om op een werkgerelateerde locatie te komen. Dit kan een rit van de woonplek naar de werkplek zijn, maar bijvoorbeeld ook de rit naar een klant. Reiskosten worden gemaakt door bijvoorbeeld kilometers te rijden met een auto. Maar onder reiskosten vallen bijvoorbeeld ook kosten voor treinkaartjes, kosten voor het huren van een OV fiets, of in sommige gevallen zelfs vliegtickets. Daarnaast kunnen er ook parkeerkosten gemaakt worden.
Afhankelijk van wat er is afgesproken tussen de werknemer en werkgever of tussen een bedrijf en diens klant, kunnen deze kosten (gedeeltelijk) vergoed worden. Hierbij is het dan wel heel belangrijk dat alle kosten goed genoteerd worden om vervolgens op de juiste manier gefactureerd te worden. Je hebt namelijk te maken met belastingtechnische voorschriften omtrent deze vergoedingen. Om dit accuraat en gemakkelijk te kunnen doen, zijn er diverse softwaresystemen. Daarmee kunnen werknemers declaraties indienen en kun je als werkgever bijvoorbeeld automatisch een factuur uitsturen voor gemaakte reiskosten.
De reiskostenvergoeding in Nederland
Maar waar men voorheen voornamelijk met een brandstofauto reisde worden er tegenwoordig steeds meer andere vormen van mobiliteit gebruikt. We pakken vaker de trein naar werk, kopen of leasen een elektrische auto of gaan met de fiets. Dit heeft ook effect op de reiskosten die gemaakt worden.
In Nederland geldt er een kilometervergoeding voor iedere gereden kilometer tijdens woon-werkverkeer. Dit is dus een vergoeding die je krijgt als je vanuit huis naar werk rijdt, of andersom. De vergoeding wordt ook gegeven voor het reizen met het OV.
Je komt in aanmerking voor deze vergoeding als werknemer in loondienst, ondernemer voor de inkomstenbelasting en resultaatgenieter. De reiskostenvergoeding in Nederland was altijd €0,19 per kilometer, maar door de hogere brandstofprijzen en het duurdere OV is deze verhoogd naar €0,21 per kilometer. Vanaf 2024 zal hier nog een cent bovenop komen.
Deze vergoeding is belastingvrij, wat betekent dat je als werknemer ook daadwerkelijk €0,21 overhoudt. Sommige werkgevers hebben een reisvergoeding die hoger is dan het minimale bedrag. Dit deel boven €0,21 wordt dan gezien als loon en hier betaal je dan ook loonheffing over.
Reiskostenvergoeding voor zzp’ers
Reiskostenvergoedingen zijn er bijvoorbeeld voor werknemers in loondienst. Als zzp’er ben je niet in loondienst, maar reis je vaak toch veel. Dit kan zijn naar een kantoor of werkplaats, maar ook naar klanten. Daarom hebben ook zzp’ers recht op een reiskostenvergoeding. Er zijn hiervoor twee opties mogelijk:
Belastingvrije kilometervergoeding zelf uitkeren
Als zzp’er kun je ervoor kiezen om gerezen kilometers op dezelfde manier te laten vergoeden als werknemers in loondienst. Deze onbelaste vergoeding is dan ook €0,21. Voor zzp’ers is deze vergoeding geldig voor zowel woon-werkverkeer als werk-werkverkeer.
Als je deze manier van reiskostenvergoeding kiest, is het erg belangrijk om de gereden kilometers zelf goed bij te houden. De Belastingdienst kan deze namelijk tot wel 7 jaar later nog opvragen. Dit geldt voor gereden kilometers met de auto, maar ook met de fiets, het OV of andere vormen van mobiliteit. Over al deze vormen van verkeer mag je namelijk een reiskostenvergoeding rekenen.
Kilometervergoeding laten uitkeren door
opdrachtgever
Wat ook mogelijk is, is dat je als zzp’er je opdrachtgever de reiskosten laat vergoeden. Hierbij kun je het tarief zelf afspreken. Door de hoge prijzen van brandstof en het OV zal de onbelaste vergoeding van €0,21 namelijk lang niet altijd voldoende zijn om de kosten volledig te dekken. Let daarbij wel op: in tegenstelling tot de vaste kilometervergoeding, betaal je over een vergoeding door de opdrachtgever wel belasting. Deze is 21% en moet je afdragen bij de kwartaalaangifte.
Je kunt er ook voor kiezen om een belastingvrije kilometervergoeding van je winst af te trekken en daarnaast nog een kilometervergoeding aan de opdrachtgever door te
berekenen. Dit wordt bijvoorbeeld gedaan als je veel moet reizen voor een klant en de tekortschietende belastingvrije vergoeding wilt aanvullen. Zorg er hierbij wel voor dat je goede afspraken maakt met de opdrachtgever. Gemiddeld wordt er een vergoeding tussen de €0,20 en €0,30 afgesproken met opdrachtgevers, maar dit kan lager liggen als je een combinatie hebt van deze twee manieren.
Hoe zit het met parkeerkosten?
Wanneer er gesproken wordt over reiskostenvergoedingen en gemaakte kilometers, dan denk je misschien niet zo snel aan parkeren. Dit is ook lang niet altijd relevant, zeker als het om de gemaakte kosten van woon-werkverkeer gaat. Maar bij zakelijke ritten voor bijvoorbeeld klantbezoeken, zijn er al snel parkeerkosten. Als je bijvoorbeeld midden in de stad moet zijn, dan reizen de parkeerkosten al snel de pan uit.
Parkeerkosten vallen onder de reiskostenvergoeding en mag je dus onbelast vergoeden tot 21 cent per kilometer. Parkeer je in de stad, dan is de kans klein dat deze vergoeding zowel de kilometers als de parkeerkosten dekt. Een andere mogelijkheid is om de vrije ruimte in de WKR te gebruiken om parkeerkosten onbelast te vergoeden. Als de auto op naam van de zaak staat, dan mogen de parkeerkosten afgetrokken worden bij de inkomstenbelasting. Al met al best ingewikkeld dus. Het begint bij parkeerkosten goed bijhouden en ook hierbij zijn er diverse softwaresystemen die je ontlasten. Zo kunnen parkeerkosten makkelijk ingediend en verwerkt worden. Benieuwd?
Hoe houd je reiskosten en declaraties goed bij?
Het nauwkeurig bijhouden van gereden kilometers, tank- of laadbeurten of andere reiskosten is erg belangrijk. Dit kan lastig zijn, zeker als gegevens van jaren geleden nog opgevraagd kunnen worden. Daarom zijn er diverse services ontwikkeld die heel precies bijhouden hoeveel reiskosten er gemaakt worden.
Een voorbeeld hiervan is Cartracker. Cartracker bouwt een GPS systeem in jouw auto waardoor je altijd precies kunt bijhouden hoeveel kilometer je hebt gereden. Ook parkeersessies worden bijgehouden via de handige app.
Ook als je niet met een auto reist, maar bijvoorbeeld met het openbaar vervoer, zijn er softwaresystemen die heel nauwkeurig kunnen berekenen hoeveel reiskosten je kunt declareren, door te kijken naar het vertrekadres en de bestemming.
Gegevens bijhouden & automatisch verwerken
Naast het bijhouden van de gereden kilometers zijn er ook softwaresystemen die je helpen bij het declareren en vergoeden van reis- en parkeerkosten. Zo kun je bijvoorbeeld eens per maand, of na iedere rit een declaratie naar een opdrachtgever sturen. Ook voor bedrijven met mensen in loondienst kan dergelijke software erg handig zijn. Hier kunnen alle werknemers namelijk hun gemaakte kilometers, reiskosten en parkeerkosten invoeren. Dit wordt in een handig overzicht geplaatst waardoor werkgevers precies kunnen zien welke kosten er zijn gemaakt en de juiste vergoedingen kunnen doorvoeren.
Er zijn verschillende aanbieders van deze software en bij het kiezen van de beste voor jou, zijn er een aantal zaken om op te letten. Kijk bijvoorbeeld naar de prijs, welke andere services er worden aangeboden en of het bij jouw bedrijf past. Wij hebben een aantal van de beste systemen voor reiskosten getest.
Moby voor particulieren
Moby biedt niet alleen informatie over nieuwe mobiliteits aanbieders -en mogelijkheden, je kan via onze marktplaats ook op zoek naar een elektrische auto of fiets. Verder lees je over de actualiteiten op het gebied van nieuwe mobiliteit en gaan we dieper in op verschillende merken en aanbieders in de industrie.
Moby voor bedrijven
Woon-werkverkeer. Via nieuwe mobiliteitsoplossingen heb je het gemak van het vinden van een tankstation, het huren van een stadsfiets in combinatie met een taxi of het bieden van mobiliteitskaarten in je handpalm, via een app houdt je nu alle gemaakte kilometers bij, wordt er gemakkelijk gedeclareerd en zie je hoe er gebruik wordt gemaakt van de mobiliteitsbudgetten. Je leest hier alles over op onze website.
Moby voor overheden
Moby fungeert als schakel tussen de overheid, particulieren en bedrijven. We dragen ons steentje bij aan de klimaatdoelstellingen door elektrisch rijden in de spotlight te zetten.
Via onze website houden we onze lezers op de hoogte rondom alles wat betreft de wetten en regels voor particulieren en bedrijven rondom nieuwe mobiliteit. Verder bieden we nieuws over verschillende soorten brandstoffen en geven we vergelijkingen om te laten zien welke beter zijn.
Moby: ook iets voor jou?
Wil jij je nieuwe mobiliteitsoplossing aanbieden via Moby, heb je vragen of wil je met ons in gesprek?
Neem vandaag contact met ons op en we kijken graag wat we voor je kunnen betekenen.